PENGENDALIAN MANAJEMEN ATAS PROYEK

PENGENDALIAN MANAJEMEN ATAS PROYEK

Manajemen telah memberi batasan untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan memanfaatkan sumber daya yang ada melalui pengorganisasian. Pengertian diatas maksudnya adalah bagaimana mengorganisir, memimpin dan mengendalikan pemanfaatan segala sumber daya yaitu manusia, uang, bahan dan alat-alat di dalam suatu usaha untuk mencapai tujuan dengan menggunakan metode-metode tertentu.

1. Perencanaan

Didalam perencanaan ini seorang atasan dituntut untuk mampu memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Langkah pertama adalah menentukan sasaran yang hendak dicapai kemudian menyusun urutan langkah yang akan diambil untuk mencapai sasaran tersebut. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah untuk menjembatani antara langkah yang diambil dengan sasaran yang akan diraih sesuai dengan tujuan tertentu.

1. Pengorganisasian

Pengorganisasian mempunyai pengertian bahwa seorang atasan harus mampu mengatur mengalokasikan kegiatan serta mengkoordinasikan sumber daya kepada anggota organisasi agar dapat  mencapai sasaran secara efisien. Hal ini berarti perlu adanya pengaturan peranan masing-masing anggota. Peranan ini kemudian dijabarkan menjadi pembagian tugas, tanggung jawab dan otoritas. Atas dasar ini pembagian tersebut selanjutnya disusun struktur organisasi.

1. Kepemimpinan

Maksud dari kepemimpinan ini adalah bagaimana seorang atasan mendiskripsikan, mengarahkandan mendelegasikan serta mampu menciptakan suasana kerja yang kondusif dan mampu memotifasi para stafnya untuk melaksanakan tugas sesuai dengan tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

1. Pengendalian

Pengendalian ini mempunyai arti bahwa seorang atasan mampu memantau, mengkaji dan bila perlu mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan kebijakan organisasi.

Pengertian Proyek

Sebuah proyek secara umum merupakan serangkaian aktifitas kerja yang mempunyai kegiatan permulaan dan kegiatan akhir yang unik, dimana dalam proses kerjanya aktifitas tersebut berpedoman pada tujuan yan telah disepakati. Untuk penyelesaian kerja aktifitas yang ada, dibutuhkan beberapa sumber daya seperti : Biaya, Peralatan, Tenaga Kerja, Bahan Baku dan Ruang Gerak.Hal diatas selaras dengan definisi yang dikemukakan oleh Soehendrajati sebagai berikut: “ Proyek adalah suatu kegiatan terorganisasi, yang menggunakan beberapa sumber daya yang ada, yang dijalankan selama jangka waktu terbatas, yang mempunyai titik awal saat dimulainya proyek dan titik akhir saat selesainya proyek” (Soehendrajati , RJB.”Pengantar manajemen Kontruksi”, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta,1981, Hal. 4).

1. Bersifat Terbatas

Penyelesaian suatu proyek, yang mencakup semua tujuan akan dilaksanakan dalam suatu periode waktu terbatas.

1. Kompleks

Suatu kegiatan dianggap suatu proyek apabila terdiri dari aktifitas seri atau parallel, sehingga operasinya harus mencakup gabungan antara keterampilan manusia, sumber daya, bahan baku, serta formalitas lainnya yang terbatas.

1. Tidak Berulang

Artinya suatu proyek merupakan suatu usaha yang tidak berulang atau rutin. Sedangkan kegiatan-kegiatan yang berbentuk proyek, pelaksananya tergantung pada beberapa sumebr yang terlibat, waktu penyelesaianya, serta kompleksitas teknologi yang digunakan. Semua fungsi yang ada dalam suatu proyek akan berhenti jika proyek tersebut telah selesai dan masing-masing bagian dari organisasi proyek itu bias mengerjakan pekerjaan yang lain tanpa terikat pada organisasi sebelumnya.

 Pengertian Manajemen Proyek

Pengertian manajemen dalam perencanaan dan pengendalian proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasran yang telah ditentukan. Lebih jauh manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kergiatan) vertikal maupun horizontal. Dari pengertian di atas dapat terlihat bahwa konsep manajemen proyek mengandung hal-hal sebagai berikut:

1. Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya yaitu: merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan yang berupa manusia, biaya dan material.
2. Kegiatan yang dikelola berjangka pendek dengan sasaran yang telah ditentukan.
3. Memakai pendekatan sistem.
4. Mempunyai hirarki horizontal dan vertikal.

 Dari pengertian diatas menunjukkan bahwa manajemen proyek tidak bermaksud meniadakan arus kegiatan vertical, tetapi ingin memasukkan pendekatan teknik serta metode yang spesifik untuk menanggapi tuntutan dan tantangan yang dihadapi dalam kegiatan proyek.

Tahapan-tahapan dalam kegiatan manajemen proyek adalah:

• Tahapan penjadwalan proyek dan perencanaan bangunan.
• Tahapan pelelangan dan kontrak pelaksanaan.
• Tahapan pelaksanaan fisik kontruksi.
• Tahapan penilaian proyek sebelum penyerahan. 

Pengertian Manajemen Konstruksi

Manajemen konstruksi adalah suatu metode umtuk memenuhi kebutuhan konstruksi. Manajemen konstruksi menanggani tahapan-tahapan perencanaan, desain dan konstruksi proyek ke dalam tugas-tugas yang terpadukan.

Tugas-tugas itu dibebankan kepada suatu tim manajemen yang terdiri dari pemilik, manajer dan organisasi perancang. Kontraktor dan / atau badan pendukung dana dapat pula merupakan bagian dari tim tersebut. Hubungan kontrak antar anggota tim dimaksudkan untuk menekan seminimal mungkin adanya pertentangan dan menumbuhkan daya tanggap dalam lingkungan tim itu sendiri.

Ciri yang paling membedakan proses manajemen kontruksi dengan yang lainnya adalah adanya satu perusahaan tunggal, perusahaan manajemen kontruksi yang terlibat dalam keseluruhan proyek. 

Fungsi Proses Perencanaan dan Pengendalian

1. Proses dan Sistematika Perencanaan

Dari definisi manajemen proyek perencanaaan menempati urutan pertama dari fungsi-fungsi lain. Perencanaan adalah proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumbeer daya untuk mencapainya.

Salah satu perencanaan adalah pengambilan keputusan. Suatu perencanaan yang tepat disusun secara sistematis, untuk mneyusun suatu perencanaan yang lengkap diperlukan:

1. Menentukan Tujuan

Tujuan organisasi atau perusahaan dapat diartukan sebagai pedoman yang membrikan arah gerak segala kegiatan yang akan dilakukan.

1. Menentukan Sasaran

Sasaran adalah titik tertentu yang perlu dicapai apabila organisasi tersebut ingin tercapai tujuannya.

1. Mengkaji Posisi Awal terhadap Tujuan

Dimaksudkan untuk mengetahui sejauh mana kesiapan organisasi pada saat awal terhadap sasaran yang telah ada.

1. Memilih Alternatif

Proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan kemudian menyusunnya menjadi urutan dan rangkaian menuju sasaran dan tujuan.

1. Menyusun Rangkaian Langkah Mencapai Tujuan

Proses ini terdiri dari penetapan langkah yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan kemudian menyusunnya menjadi urutan dan rangkaian menuju sasran dan tujuan.

1. Unsur-unsur Perencanaan

Unsur-unsur perencanaan yang erat kaitannya manajemen proyek meliputi:

1. Jadwal

Jadwal adalah penjabaran perencanaan proyek menjadi urutan langkah-langkah kegiatan yang sistematis untuk mencapai sasaran.

1. Perkiraan

Dalam arti luas perkiraan adalah usaha yang dilakukan secara sistematis untuk melihat keadaan masa depan dengan data-data yang tersedia. Tujuan dari perkiraan adalah memberikan informasi untuk dipakai sebagai salah satu dasar perencanaan dan pengendalian.

1. Sasaran

Sasaran adalah tujuan yang spesifik dimana semua kegiatan diarahkan dan diusahakan untuk mencapainya. Terdapat tiga sasaran penting proyek yaitu jadwal, anggaran dan mutu.

1. Kebijakan dan Prosedur

Tidak berlebihan bila dikatakan bahwa kebijakan atau prosedur memegang peranan penting dalam penyelenggaraan suatu kegiatan, yaitu merupakan alat komunikasi yang diharapkan dapat mengatur, mengkoordinir dan menyatukan arah gerakan kegiatan yang akan dilakukan.

1. Anggaran

Suatu anggaran menunjukkan penggunaan dana untuk melaksanakan kegiatan dalam kurun waktu tertentu.Anggaran pada umumnya disiapkan dalam bentuk uang.

1. Fungsi dan Proses Pengendalian

R.J.Mockler (1972) memberikan definisi pengendalian sebagai berikut: “ Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menetukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang system informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam mencapai sasaran” (Iman Soeharto, ”Manajemen Proyek, dari konseptual sampai operasional”, Erlangga, 1995, Hal. 117).

Berdasarkan definisi diatas, proses pengendalianproyek dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Menetukan Sasaran
2. Lingkup Kegiatan
3. Standar dan Kriteria
4. Merancang Sistem Informasi
5. Menganalisa Hasil Pekerjaan
6. Mengadakan Tindakan Pembetulan.

Pengendalian Proyek

Suatu sistem pemantauan dan pengendalian disamping memerlukan perencanaan yang realistis sebagai tolak-ukur pencapaian sasaran, juga harus dilengkapi dengan teknik dan metode yang dapat segera mengungkapkan tanda-tanda terjadinya penyimpangan. Untuk pengendalian biaya dan jadwal terdapat dua macam teknik dan luas pemakaiannya, yaitu identifikasi varian dan konsep nilai hasil. Identifikasi dilakukan dengan membandingkan jumlah uang yang sesungguhnya dikeluarkan dengan anggaran. Sedangkan untuk jadwal, dianalisis kurun waktu yang telah dipakai disbanding dengan perencanaan. Dengan demikian akan terlihat bila terjadi penyimpangan antara rencana dan kenyataan, serta mendorong untuk mencari sebab-sebabnya.

Pada setiap membicarakan aspek pengendalian biaya dan jadwal akan selalu ditanyakan bagaimana kemajuan pelaksanaan kegiatan terakhir, apakah pengeluaran melebihi anggaran atau kemajuan sesuai jadwal. Untuk itu, menjelang saat pelaporan dikumpulkan informasi mengenai status akhir kemajuan proyek dengan menghitung jumlah unit yang diselesaikan kemudian membandingkan dengan perencanaan, atau melihat catatan penggunaan sumber daya, misalnya jam orang dan membandingkan dengan anggaran.

Teknik demikian dikenal sebagai analisis varians. Teknik varians akan membandingkan hal-hal sebagai berikut :

1. Biaya pelaksanaan dengan anggaran.
2. Waktu pelaksanaan dengan jadwal
3. Tanggal mulai pelaksanaan dengan rencana
4. Tanggal akhir pekerjaan dengan rencana
5. Angka kenyataan pemakaian tenaga kerja dengan anggaran
6. Jumlah penyelesaian pekerjaan dengan rencana

Disamping menunjukan angka perbedaan kumulatif antara rencana dan pelaksanaan pada saat pelaporan, analisis varian mendorong untuk melacak dan mengkaji dimana dan kapan telah terjadi varian yang paling dominant dan kemudian mencari penyebabnya untuk diadakan koreksi.Terjadinya varians biaya yang relatif besar dapat ditimbulkan oleh berbagai sebab, Misalnya oleh kemajuan pelaksanaan pekerjaan lebih cepat, dan lain-lain. Pendekatan diatas, pelaksanaan proyek, diperlukan pula untuk kegiatan akuntansi dan audit proyek yang berfungsi antara lain untuk menyakinkan apakah pembebanan biaya telah sesuai dengan prosedur dan alokasi, termasuk verifikasi dan penelitian kebenaran pendekatan dengan cara ini akan memberikan gambaran hasil kerja masa lalu dan menunjukan perbandingan antara hasil pelaksanaan dan perencanaan.

Cara ini untuk memperagakan adanya varian adalah dengan menggunakan grafik S. Grafik dibuat dengan sumbu X sebagai nilai kumulatif biaya atau jam orang yangn telah digunakan atau persentase (%) penyelesaian pekerjaan, sedangkan sumbu Y menunjukan parameter waktu. Ini berarti menggambarkan kemajuan volume pekerjaan yang diselesaikan sepanjang siklus proyek.Bila grafik tersebut disbanding dengan grafik serupa yang disusun berdasarkan perencanaan dasar (kumulatif pengeluaran berdasarkan anggaran uang/jam orang) maka akan segera terlihat jika terjadi penyimpangan.

Dengan demikian sifat seperti tersebut dan pembuatannya relatif cepat dan mudah, maka metode penyajian dengan grafik S dijumpai secara luas dalam penyelenggaraan proyek. Grafik yang dibuat dengan sumbu vertical sebagai nilai kumulatif biaya atau jam orang atau penyelesaian pekerjaan dan sumbu horizontal sebagai waktu kalender masing-masing dari angka 0 sampai waktu selesai pekerjaan, umumnya akan berbentuk huruf S. Ini disebabkan kegiatan proyek berlangsung sebagai berikut :

1. Kemajuan pada awal bergerak lambat
2. Diikuti oleh kegiatan yang bergerak cepat
3. Akhirnya kemajuan menurun ada berhenti pada titik akhir.